Alajuelita 30 de noviembre de 2023

MA-CM-00153-2022

 

Señores

Contraloría General de República.

 

Asunto. Traslado de acuerdo por parte del Concejo Municipal del Oficio 16194- de fecha 09 de noviembre DFOE-SEM-2045.

 

Reciba un respetuoso saludo del Concejo Municipal de Alajuelita.  Para su conocimiento y fines consiguientes, me permito transcribirle el acuerdo. Tomado por el Concejo Municipal de Alajuelita, en sesión Ordinaria 187, 28 de noviembre 2023. Y se trascribe textual del acta.

Art. VII Dictamen de comisión.

Tema 03. Informe de Asesoría Legal para la Contraloría General de la República, según informe de Auditoria para el Departamento de Auditoria de la Municipalidad de Alajuelita.

Entre las recomendaciones estipuladas por la Contraloría General de la República, según estudio el informe de Auditoría para el Departamento de Auditoria de la Municipalidad de Alajuelita  se recomendaron y se le guiaron a este Concejo Municipal varias disposiciones las cuales hoy mediante este acuerdo y fecha limite 30 de noviembre se le hacer llagar, la Política para la continuidad del servicio de Auditoria Interna en la Municipalidad de Alajuelita la cual es definida y formalizada e4n este acuerdo y se programara el pendiente por disponer fecha para su divulgación y publicación de la Política de continuidad en los medio internos y externos.

Por lo tanto, se acuerda.

Acuerdo 7.3

Se acuerda: la Aprobación de la POLÍTICA DE CONTINUIDAD PARA LOS SERVICIOS DE LA AUDITORIA DE LA MUNICIPALIDAD DE ALAJUELITA, se adjunte política en el Acta y certificación.

Someto votación: Laura positivo Natalia Rojas positivo Doña Iris positivo don Ronald positivo, Noilyn positivo, don Alex positivo y Jonathan Arrieta mi voto es positivo, SE APRUEBA POR UNANIMIDAD.

Para Aplicación Del Art. 45 Laura positivo, Natalia Rojas positivo, Iris positivo, Ronald positivo, doña Noilyn positivo, con Alex positivo, y mi voto es positivo. QUEDANDO DEFINITIVAMENTE APROBADO.

Se adjunta.

POLÍTICA PARA LA CONTINUIDAD DE SERVICIOS DE AUDITORÍA INTERNA EN LA MUNICIPALIDAD DE ALAJUELITA.

1. Introducción.

De acuerdo con lo establecido en la Ley General de Control Interno No. 8292, la Auditoría Interna es el ente encargado de proporcionar seguridad a la institución, en este caso a la Municipalidad, y brindar una garantía razonable a la ciudadanía, en virtud de que valida y mejora las operaciones de esta.

Por su parte, en la ejecución de sus labores, contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, el Control Interno y los procesos de dirección en la institución.

Además, el Auditor (a) Interno dependerá orgánicamente del Concejo Municipal, quien lo nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables. En ese sentido, las Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE en su numeral 1.4 inciso b), disponen que es responsabilidad del jerarca apoyar con acciones concretas, el establecimiento, funcionamiento y el fortalecimiento de las actividades que ejecuta la Auditoría Interna, por medio de acciones relacionadas con la dotación de recursos y las condiciones necesarias para que pueda desarrollar eficazmente su función y agregue valor a la institución.

La administración en aras del cumplimiento con la normativa aplicable y la continuidad de los servicios brindados se da a la tarea de elaborar una política que asegure la continuidad del servicio del ente fiscalizador interno de la Municipalidad de Alajuelita.

Marco referencial:

Presentación.

La presente Política para la continuidad de servicios de Auditoría Interna en la Municipalidad de Alajuelita, constituye un importante instrumento para garantizar las operaciones habituales de la Auditoría Interna; incluye la identificación de las actividades y servicios críticos que requieren ser ejecutados y prestados de manera ininterrumpida, la determinación de las medidas y acciones que permitan el cumplimiento de los objetivos de manera eficiente y eficaz, así como los roles y responsabilidades de los funcionarios que se encontrarán a cargo de la ejecución de las mencionadas actividades. Incluye las estrategias específicas según plazo de la ausencia del titular de la Auditoría Interna, así como el detalle de los mecanismos de control y responsables de accionar la política, entre otros elementos.

El Concejo Municipal de Alajuelita, actuando juntamente con la Alcaldía Municipal, y la Unidad de Auditoría Interna, en el marco de la Ley de Control Interno N° 8292, de obligatorio cumplimiento, y las disposiciones del Informe Nro. DFOE-LOC-IF-1313-09667-2023, suscrito por la Contraloría General de la República, ha elaborado la presente Política para garantizar la continuidad de los servicios que ofrece la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuelita de manera ininterrumpida.

La presente política fue elaborada en concordancia con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, las Normas de control interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE, Normas de control interno para el Sector Público,  los Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la CGR (R-DC-83-2018), Lineamientos Requisitos de Cargos de Auditor Subauditor Internos, condiciones para Gestiones de Nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y aprobación del reglamento de organización funcionamiento de auditorías internas del Sector Público y los Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría.

A partir del análisis de riesgo, de procesos y de recursos de la Auditoría Interna, se procedió a identificar los roles y responsabilidades, la determinación de la estrategia de continuidad de los servicios de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuelita.

Objetivo:

Asegurar razonablemente la continuidad del servicio de la Auditoría Interna en la Municipalidad de Alajuelita en ausencia del titular y brindar una guía sobre la forma en que debe ser alertada la Administración Activa por parte de la Auditoría Interna.

Propósito de la Política.

El propósito de la política es asegurar la continuidad de los servicios que presta la Unidad de Auditoría Interna, (UAI), en la Municipalidad de Alajuelita, a través de una normativa legal aplicable que asegure la no interrupción de la función de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuelita. Tomando en cuenta que constituye un pilar fundamental en el sistema de control interno de las municipalidades, así como en la evaluación y mejora de la efectividad de la institución en cuanto a la administración del riesgo, el control y su direccionamiento. Por tanto, el no asegurar que la Auditoría pueda continuar con la ejecución de sus labores durante la ausencia temporal o permanente del Auditor, afecta la seguridad que proporciona dicha Auditoría, así como la garantía razonable que pueda tener la ciudadanía en cuanto a la gestión de la municipalidad.

Ámbito de aplicación.

Esta política es de acatamiento obligatorio para la Municipalidad de Alajuelita; por tanto, los actores intervinientes deberán cumplir con los procedimientos que aquí se describen, con el fin de poder garantizar razonablemente la continuidad del servicio que brinda la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuelita, en caso de un evento que afecte su operación normal.

Beneficios de su implementación.

Identificar los diversos eventos que podrían impactar la continuidad de operaciones, así como sus repercusiones financieras, humanas, de percepción, entre otras.

Gestionar de manera proactiva ante situaciones de emergencia, evitando pérdidas de recursos y agilizando las labores relacionadas a la continuidad de procesos.

Fomentar una cultura de prevención, mediante la difusión de roles y funciones del personal encargado de los procesos críticos definidos en la política de continuidad.

Prevenir o minimizar la interrupción de las operaciones críticas.

Análisis de amenazas que pueden limitar la continuidad de los servicios de Auditoría Interna en la Municipalidad de Alajuelita.

Limitaciones Financieras: Algunos de los factores de riesgo económico que podría llegar a limitar la continuidad de los servicios de Auditoría Interna, son: la inflación, bajo aprovisionamiento, el aumento de las disputas comerciales, la volatilidad de los mercados, el ajuste a la baja de las políticas monetarias, el estrés de los mercados financieros. Así como las nuevas olas epidémicas, sin dejar de lado los recortes de los dineros que ingresan al municipio por transferencias de ley, o bien la falta de pago de impuestos por parte de los contribuyentes.

Amenaza por falta de personal calificado: La oferta académica universitaria, es un poco limitada; lo que genera dificultad para la captación de personal calificado y disponible para ocupar un puesto tan importante como lo es el de la Auditoría Interna. Adicionalmente, por la relevancia de las funciones del puesto, el factor experiencia se convierte en un elemento de vital importancia para el profesional que asuma la responsabilidad de administración y ejecución de los procesos que se desarrollan en la Auditoría Interna. Sin embargo, en ocasiones se convierte en una gran limitante para poder ingresar al mercado laboral

Amenaza por caso fortuito o fuerza mayor: Implica eventos impredecibles, o en caso de ser predecibles, inevitables, lo que quiere decir que están fuera del control razonable de los funcionarios involucrados en el proceso de continuidad de los servicios de la Auditoría Interna. Este tipo de eventos podrían imposibilitar o retrasar el cumplimiento oportuno de las obligaciones conducente

es a garantizar la continuidad de los servicios que brinda la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuelita.

Identificación de los procesos críticos de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuelita.

El ejercicio de la Auditoría Interna se considera según el Instituto de Auditores Internos Global, quien es la voz global de la profesión de auditoría interna, autoridad y líder reconocido, principal defensor y educador, que el rol de este órgano fiscalizador en la gobernanza es vital.

La Auditoría Interna proporciona una garantía objetiva y una percepción de la efectividad y la eficiencia de la gestión de riesgos, control interno y procesos de gobernanza. Para ello debe mantener una estructura adecuada, suficiente y eficazmente desplegada para cumplir con sus funciones; esto trae consigo la necesidad de cumplir con una serie de actividades que se enlistan en orden de su prioridad:

1. Administración de la función de Auditoría Interna: El auditor (a) interno y demás funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda, deben ejecutar un proceso sistemático para la planificación de la actividad de auditoría interna, el cual debe documentarse apropiadamente. Dicho proceso debe cubrir los ámbitos estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes.
2. Planificación estratégica: El auditor (a) interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda, deben establecer una planificación estratégica, en la que se plasmen la visión y la orientación de la Auditoría Interna, y que sea congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales.

iii. Identificación, control y actualización del Universo de Auditoría: El estudio sobre necesidades de recursos de la Auditoría Interna debe referirse al universo de auditoría que esa actividad debe cubrir, entendiendo que las unidades del universo son todos aquellos, servicios, procesos, departamentos, actividades susceptibles de la prestación de los servicios de la Auditoría Interna dentro de su ámbito de competencia institucional.

1. Plan de trabajo anual basado en riesgos: El auditor (a) interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda, deben formular un plan de trabajo anual basado en riesgos y soportad

o en la planificación estratégica, que comprenda todas las actividades por realizar durante el período, se mantenga actualizado y se exprese en el presupuesto respectivo. El plan debe considerar la dotación de recursos de la Auditoría Interna y ser proporcionado y equilibrado frente a las condiciones imperantes en la institución y conforme a las regulaciones establecidas por los órganos competentes. Respecto de los servicios de auditoría, el plan debe detallar, al menos, el tipo de auditoría (operativa, cumplimiento, financiera, de carácter especial o el análisis e investigación de presuntos hechos irregulares) la prioridad, los objetivos, la vinculación a los riesgos institucionales, el período de ejecución previsto, los recursos estimados y los indicadores de gestión asociados. Asimismo, se deben considerar los servicios preventivos como la legalización de libros, la asesoría y las advertencias.

1. Estudios técnicos de necesidades de Auditoría Interna: A la Auditoría Interna le corresponde formular técnicamente y comunicar al Concejo municipal el requerimiento de los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de las competencias de la actividad de Auditoría Interna, así como dar seguimiento al trámite y los resultados de la solicitud, a fin de emprender cualesquiera medidas que sean procedentes en las circunstancias conforme a estas directrices y a las demás regulaciones del ordenamiento que sean aplicables. Asimismo, en la figura de su titular y como parte de la responsabilidad por la administración de sus recursos, debe rendir cuentas ante el Concejo municipal por el uso que haga de los recursos, de conformidad con el plan de trabajo respectivo.
2. Formulación, ejecución y control del presupuesto: El auditor (a) interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda deben en concordancia con la planificación anual de Auditoría, estimar los recursos financieros, materiales y de recursos humanos para atender la necesidad de la función y asegurar que la puesta en marcha de sus actividades cuentan con los contenidos presupuestarios suficientes para cumplir con sus compromisos, para este asunto deberá en todo momento coordinar con el Concejo municipal su dotación y aprobación.

vii. Administración de recursos: El Auditor (a) Interno debe gestionar que los recursos de la Auditoría Interna sean adecuados y suficientes. Ante limitaciones de recursos que afecten la cobert

ura y alcance de la actividad de la auditoría interna, debe presentar al Concejo municipal un estudio técnico sobre las necesidades de recursos, debidamente fundamentado, que contemple al menos lo siguiente:

1. Universo de auditoría.
2. Identificación de riesgos.
3. Cantidad y características de los recursos requeridos para el ejercicio de la actividad de auditoría interna, con la debida cobertura y alcance.
4. Indicación del riesgo que se asume en el evento de que se mantengan las necesidades de recursos que se sustentan en el estudio.

En la determinación de necesidades de recursos de la Auditoría Interna, deben contemplarse las condiciones imperantes en la institución y las regulaciones establecidas por los órganos competentes.

viii. Políticas y procedimientos: El auditor (a) interno debe establecer y velar por la aplicación, de la normativa interna, fundamentalmente políticas y procedimientos, para guiar la actividad de Auditoría Interna en la prestación de los diferentes servicios. Dicha normativa debe ser congruente con el tamaño, complejidad y organización de la Auditoría Interna, mantenerse actualizada y ser de conocimiento de todos los funcionarios de la auditoría interna.

1. Planificación puntual: El auditor (a) interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda, deben realizar una planificación puntual de cada servicio de auditoría, la cual debe considerar al menos los objetivos e indicadores de desempeño de la actividad por auditar, así como la evaluación del riesgo asociado. Esta planificación debe ajustarse si es necesario, conforme a los resultados que se vayan obteniendo durante la ejecución del servicio, y si se requiere brindar un servicio adicional, debe valorarse la oportunidad en que este ha de prestarse, y realizar las acciones procedentes. En lo pertinente, debe observarse además la normativa aplicable. En el caso de los servicios preventivos, la planificación puntual se debe realizar en lo que resulte procedente.
2. Ejecución del trabajo de auditoría: El Auditor (a) Interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda, deben realizar las actividades necesarias de acuerdo con los objetivos y el alcance de cada servicio que se brinden, las cuales deben documentarse de conformidad con las

 políticas y procedimientos establecidos en la Auditoría Interna. En lo atinente a los servicios de auditoría, debe observarse además la normativa aplicable.

1. Supervisión: El Auditor (a) Interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda, deben supervisar todas las labores de la Auditoría Interna, según corresponda de acuerdo con el tamaño y organización de la auditoría interna, para asegurar el logro de sus objetivos, la calidad de sus servicios. La supervisión adicionalmente está dada dentro del contexto de desarrollo profesional de sus recursos humanos, donde deberá recopilar y documentar las áreas tanto de fortaleza como de aquellas sujetas a un mayor perfeccionamiento de competencias y generar dentro del ciclo de planificación las estrategias, para aumentar los atributos de los auditores en aras de suministrar productos de auditoría de mayor calidad.

xii. Comunicación de los resultados: El Auditor (a) Interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda, deben comunicar los resultados del trabajo en la forma y oportunidad que resulten pertinentes de conformidad con lo establecido en el reglamento de organización y funcionamiento y las políticas y procedimientos establecidos en la Auditoría Interna. En el evento de que una comunicación contenga un error u omisión significativos, oportunamente se debe comunicar la información corregida a todas las partes que recibieron la comunicación original. En lo atinente a los servicios de auditoría, debe observarse además la normativa aplicable.

xiii. Seguimiento de acciones sobre resultados: El Auditor (a) Interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. Ese proceso también debe contemplar los resultados conocidos por la Auditoría Interna, de estudios de auditores externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan; según proceda, se debe programar el seguimiento de acciones sobre los resultados, definiendo su naturaleza, oportunidad y alcance, y teniendo en cuenta al menos los siguientes factores:

1. La relevancia de las observaciones y recomendaciones informadas.

1. La complejidad y condiciones propias de las acciones pertinentes.
2. Los efectos e impactos de la implementación de la acción pertinente.
3. La oportunidad con que deba realizarse el seguimiento.

xiv. Ejecución del seguimiento: El proceso de seguimiento debe ejecutarse, por parte del Auditor (a) Interno y los funcionarios de la Auditoría Interna, según proceda, de conformidad con la programación respectiva, y contemplar, al menos, los siguientes asuntos:

1. Una evaluación de lo actuado por la administración, incluyendo, entre otros factores, la oportunidad y el alcance de las medidas emprendidas respecto de los riesgos por administrar.
2. La comunicación correspondiente a los niveles adecuados, ante situaciones que implican falta de implementación de las acciones pertinentes.
3. La documentación del trabajo de seguimiento ejecutado, de conformidad con las políticas y procedimientos establecidos en la Auditoría Interna.
4. Informes de desempeño: El Auditor (a) Interno debe informar al Concejo municipal, de manera oportuna y al menos anualmente, sobre lo siguiente:
5. Gestión ejecutada por la Auditoría Interna, con indicación del grado de cumplimiento del plan de trabajo anual y de los logros relevantes.
6. Estado de las recomendaciones y disposiciones emitidas por los órganos de control y fiscalización competentes.
7. Asuntos relevantes sobre dirección, exposiciones al riesgo y control, así como otros temas de importancia.

La información respectiva, o parte de ella, también debe comunicarse a otras instancias, según lo defina el jerarca. La función de Auditoría interna, en todo momento deberá conducirse en estricto cumplimiento del bloque de legalidad, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o inferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia o de la técnica, sin dejar de lado las pautas de la ética dentro de la profesión y fuera de ella.

Marco Estratégico.

En este marco, se integra la misión, visión y valores institucionales de la Municipalidad de Alajuelita.

Misión: Garantizar el desarrollo sostenible del Cantón de Alajuelita, generando una mejor experiencia y calidad de vida a la ciudadanía.

Visión: Ser un gobierno local confiable, que alcance de manera efectiva, sostenible e integral la prestación de servicios, atendiendo las necesidades de la población.

Valores Institucionales: 

Trabajo en equipo: cooperación entre personas o departamentos para el logro de los objetivos

Compromiso social: personal comprometido por el desarrollo y la mejora eficiente de los servicios.

Transparencia: generar confianza en la ciudadanía en el manejo de recursos

Participación ciudadana: intervención de la ciudadanía en la toma de decisiones para el desarrollo de su comunidad.

Inclusión: igualdad de oportunidades para toda la población y personas colaboradoras de la Municipalidad.

Marco normativo: 

De acuerdo con lo establecido en la Ley General de Control Interno N° 8292, la Auditoría Interna es el ente encargado de proporcionar seguridad a la institución, en este caso a la municipalidad y brindar una garantía razonable a la ciudadanía, en virtud de que valida y mejora las operaciones de esta.

Por su parte, en la ejecución de sus labores, contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, el control interno y los procesos de dirección en la institución.

Además, el Auditor (a) Interno dependerá orgánicamente del Concejo Municipal, quien lo nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables. En ese sentido, las Normas de control interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE en su numeral 1.4 inciso b), disponen que es responsabilidad del jerarca apoyar con acciones concretas, el establecimiento,

funcionamiento y el fortalecimiento de las actividades que ejecuta la Unidad de Auditoría Interna, por medio de acciones relacionadas con la dotación de recursos y las condiciones necesarias para que pueda desarrollar eficazmente su función y agregue valor a la institución.

La Municipalidad de Alajuelita, en aras del cumplimiento con la normativa aplicable y la continuidad de los servicios brindados se da a la tarea de elaborar la presente política, la cual se sustenta en el siguiente marco legal:

Constitución Política

Código Municipal

Ley General de Control Interno N° 8292.

Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.

Normas de control interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE.

Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría.

Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la CGR (R-DC-83-2018)

Informe No. DFOE-LOC-IF-00027-2022, denominado: Auditoría de carácter especial sobre la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, con enfoque en la continuidad del servicio, en la Municipalidad de Alajuelita, suscrito por la Contraloría General de la República.

 

Activación de la Política.

Ante ausencias temporales o permanentes del titular de la Auditoría Interna, previa comunicación inmediata de la Administración deberá mediar un acuerdo del Concejo Municipal, solicitando a la instancia competente la aplicación de la presente política, para garantizar la continuidad de los servicios que brinda la Auditoria Interna de la Municipalidad de Alajuelita.

Además, en concordancia con los lineamientos sobre gestiones que involucran a la Auditoria Interna ante la ausencia temporal o permanente del titular de la Auditoría Interna, se han definido las siguientes estrategias especificas o mecanismos para garantizar la continuidad del servicio de

los procesos críticos, según tipo y plazo de ausencia del titular de la Auditoría Interna:

• Coordinación
• Recargo de funciones.
• Sustitución o Suplencia
• Nombramiento Interino
• Concurso Público

Estrategias específicas por aplicar, según plazo de la ausencia de la persona titular de la Auditoría Interna.

Descripción de las estrategias específicas para garantizar la continuidad de servicios de la Auditoría Interna.

• Coordinación: Ante las ausencias temporales del titular de la Auditoría Interna, con rangos de 1 a 30 días hábiles, la continuidad de los procesos críticos descritos en la presente pol

• ítica, serán coordinados con el personal de Auditoría Interna. La Administración por medio de la oficina de Recursos Humanos, utilizará la bolsa de oferentes de candidatos que reúnan los requisitos para ocupar la plaza de auditor, analizando en primer lugar la oferta interna, en caso no existir la misma, procederá a utilizar los candidatos externos y comunicará esta estrategia al Concejo municipal para su nombramiento.

Para los días citados en la Convención Colectiva en el artículo 50, léase: Miércoles Santo a partir

• Recargo de Funciones: Situación laboral en la que un trabajador interno de la Municipalidad asume, de forma parcial o total y por un tiempo definido, las funciones de un puesto de mayor categoría, adicionales a las labores propias del puesto que ostenta. Lo anterior implica que el trabajador desempeña simultáneamente las funciones de ambos cargos. La alcaldía municipal una vez que el Concejo Municipal mediante acuerdo le solicite accionar la política y si el plazo de ausencia del titular de la auditoría es igual o mayor a 30 días hábiles, la Administración optará por el recargo de funciones como primera opción para suplir la ausencia del titular siempre y cuando la ausencia se encuentre dentro del rango definido para este proceso.

El Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad, utilizando la bolsa de candidatos internos, será la instancia responsable de verificar si existe personal calificado y disponible que pueda asumir el recargo de funciones siguiendo la normativa aplicable. En el supuesto de no contar con personal idóneo para asumir el recargo, el Concejo, podrá recurrir al procedimiento de sustitución o suplencia, o de nombramiento interino según corresponda.

• Sustitución o Suplencia: Reemplazo temporal de un funcionario titular por otro funcionario. Aplica en ausencias del titular de la Auditoría Interna, en rango igual o mayor a 30 días hábiles y hasta por 6 meses. Los recargos de funciones y las sustituciones no estarán sujetos a la autorización de la Contraloría General de la República, pero sí a la fiscalización que ésta pueda determinar. El Concejo municipal después de la toma del acuerdo informará al Órgano Contralor que se ha realizado el recargo o la sustitución y los datos del funcionario en quien ha recaído.
• Nombramiento Interino: Corresponde a la designación temporal en un cargo o puesto,

mientras se nombra a un titular o, en tanto dura la ausencia del titular del cargo. De acuerdo

• o con los lineamientos aplicables, el nombramiento interino ante ausencias del titular de la Auditoría Interna se puede generar por las causales que a continuación se detallan:

Ante ausencia temporal del titular de la Auditoría Interna: Cuando la ausencia del auditor o el subauditor interno sea temporal, la institución no requerirá la autorización de la Contraloría General de la República para efectuar un nombramiento interino. Éste se realizará aplicando las regulaciones internas relativas a las causas de esa ausencia, las que deberán ser congruentes con el régimen de empleo público y garantizar que no se afecte negativamente la actividad de Auditoría Interna.

El Concejo municipal deberá informar al Órgano Contralor que se ha realizado el nombramiento interino y los datos del funcionario designado.

Ante ausencia permanente del titular de la Auditoría Interna: Cuando la ausencia sea permanente, la institución deberá gestionar la autorización de la Contraloría General de previo a realizar el nombramiento interino, indicando los datos de la persona que se designará y demostrando el cumplimiento de los requisitos de idoneidad aplicables.

No obstante, si el nombramiento interino en el puesto de Auditor recayera en quien ejerce el cargo de Subauditor, no requerirá la autorización del Órgano Contralor. El Concejo municipal deberá comunicar a la Contraloría General el nombramiento interino a más tardar el primer día hábil del inicio de funciones en el respectivo cargo.

• Concurso Público: Para efectuar un nombramiento a plazo indefinido en el puesto de Auditor Interno, serán imperativos el concurso público y el acatamiento de los Lineamientos. Los procesos de reclutamiento, evaluación y selección de los candidatos a los cargos de auditores o subauditor internos se regirán por los principios y las reglas del régimen de empleo público.

Responsables de accionar la Política:

Auditoría Interna

1. Reportar oportunamente ante el Órgano Colegiado sobre las ausencias temporales o permanentes que se presenten.
2. Implementar mecanismos de control y vigilancia
3. Vigilar la vigencia y cumplimiento de la política. La vigencia de la presente Política será a partir de la aprobación en firme por parte del Concejo Municipal de Alajuelita.

 

Concejo Municipal

1. a) Aprobar la presente Política.
2. b) Velar por la aplicación apropiada de la presente política de continuidad de servicios de la Auditoría Interna.
3. c) Aprobación de recursos económicos para garantizar la continuidad de los servicios de la Auditoría Interna.
4. d) Actualización de la Política.
5. e) Incluir una partida para suplencias de la Unidad de Auditoría Interna en cada presupuesto ordinario anual.

 

Alcaldía municipal

1. a) Comunicar la Concejo municipal inmediatamente sobre las ausencias temporales o permanentes del titular de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Alajuelita.
2. b) Ejecutar los procedimientos que le corresponden según la presente política. c) Gestionar en el plazo definido, la dotación de los recursos aprobados por el Concejo Municipal, que permitan garantizar la continuidad de los servicios de la Auditoría Interna.
3. d) Comunicar al departamento de Recursos Humanos la creación inmediata de una bolsa de candidatos que reúnan los requisitos para suplir al auditor, tanto internamente como externamente.
4. e) Solicitar al departamento de Recursos humanos la creación e inclusión en el Manual de puestos de la Municipalidad de Alajuelita el perfil del puesto de Subauditor.

1. f) Apoyar los procesos de actualización de la presente Política.
2. g) Divulgación. Una vez aprobada la presente Política por parte del Concejo Municipal de Alajuelita, así como sus eventuales reformas, corresponderá al titular de la Alcaldía Municipal, garantizar que se lleve a cabo el proceso de divulgación correspondiente, haciendo uso de los canales internos y externos del municipio y deberá acreditar que la misma sea publicada en la página web del Gobierno Local, para conocimiento y consulta de la ciudadanía en general.

Una vez realizado el proceso de divulgación, la administración municipal, deberá informar al Concejo Municipal sobre lo actuado y remitir copia al Área de Seguimiento para la Mejora Pública de la CGR, como se solicita en el DFOE-LOC-IF-1313-09667-2023.

El Concejo Municipal, por medio de la Comisión Permanente que designe, analizará de forma bianual con apoyo de la Alcaldía Municipal, el titular de la Auditoría Interna y los departamentos que así se requieran la presente política, con el fin de evaluar su eficacia y nivel de aplicación tomando en consideración, los datos de las ausencias del titular de la Auditoría Interna presentadas durante el período de análisis, así como los plazos y procesos desarrollados en atención a la presente Política, con el fin de dar aseguramiento a la continuidad del servicio de la Auditoría Interna.

De considerar que se requiere la actualización del documento, la Comisión Permanente, presentará ante el Concejo Municipal un informe de comisión en el que se integren los cambios requeridos, lo cual debe hacerse acompañar de las justificaciones que demandan la modernización de la Política. Será responsabilidad del Concejo Municipal en última instancia, aprobar de forma definitiva las actualizaciones solicitadas. ES TODO.

Divúlguese en los canales internos y externos del municipio y publíquese en la página web del Gobierno Local, para conocimiento y consulta de la ciudadanía en general.

Referencias:

Código Municipal. Publicado en el Diario Oficial la Gaceta N°94, del 18 de mayo de 1998

Ley General de Control Interno N° 8292. Publicado en el Diario Oficial la Gaceta N° 169, del 04 de setiembre del 2002

Contraloría General de la República. (2009). Normas de control interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE. 26 de enero del 2009. San José, Costa Rica. Contraloría General de la República. (2014).

Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. Publicado en el Diario Oficial la Gaceta N° 184, del 25 de setiembre del 2014.

Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría. 13 de noviembre del 2015. San José, Costa Rica. Contraloría General de la República. (2018).

Lineamientos sobre gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la CGR (R-DC-83-2018). Publicado en el Alcance No. 143 a La Gaceta No. 146 del 13 de agosto del 2018.

Auditoría de carácter especial sobre la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna, con enfoque en la continuidad del servicio, en la Municipalidad de Alajuelita. San José, Costa Rica. No. DFOE-LOC-IAD-00006-2023.